Three Pillars of a Healthy Power Pro Hotel System: Security, Access, and Performance

Summary Webinar Master Academia by Power Pro Hotel System (MAP) Sesi ke-17

Narasumber: Ade Septiyan nugroho (Pak Bowo) · Moderator: Rudianto

Operasional hotel tidak bergantung pada satu departemen saja. Front office, housekeeping, F&B, dan finance semuanya terhubung melalui sistem, dan di belakang sistem itu ada tim IT. Tantangannya bukan sekadar memastikan sistem bisa digunakan, tetapi memastikan sistem tetap aman, diakses oleh orang yang tepat, dan terus berjalan optimal.

Itulah benang merah MAP sesi ke-17 yang diikuti ratusan hotelier di Indonesia, kali ini dengan fokus khusus untuk Departemen IT Hotel. Catatan ini merangkum poin-poin kunci yang bisa langsung Anda cek dan terapkan di hotel, lengkap dengan lokasi setiap pengaturan di sistem. Semuanya berdiri di atas tiga pilar:

•    Security: menjaga sistem dan data hotel tetap aman dari kebocoran dan kecurangan (fraud).

•    Access: memastikan setiap user memiliki akses sesuai peran dan tanggung jawabnya.

•    Performance: memastikan sistem tetap cepat dan mendukung operasional tanpa hambatan.

Tiga pertanyaan refleksi sebelum mulai: apakah user ID di hotel sudah terkonfigurasi tepat untuk mencegah kebocoran akses? Apakah pengaturan keamanan sudah cukup kuat menekan risiko fraud? Apakah backup database sudah dijalankan proaktif untuk menghindari downtime? Jika ada yang belum yakin, catatan ini untuk Anda.

1. Peran IT: bukan sekadar departemen kedua

•    IT memastikan infrastruktur, jaringan, dan PMS berjalan 24/7. Setiap downtime langsung berdampak ke tamu, mulai dari check-in yang tertunda.

•    Tiga peran utama: stabilitas infrastruktur, data security (data tamu dan transaksi), serta integrasi dan pertukaran data antar sistem yang akurat.

•    Semua permintaan terkait sistem dikoordinasikan lewat IT agar tervalidasi dan tercatat. Operasional boleh menghubungi support langsung, asalkan IT tetap mengetahui setiap permasalahan.

•    Biasakan membaca pesan error. Contoh: “market segment does not exist” pada folio bukan berarti sistem rusak, melainkan ada data profil yang belum lengkap diisi front desk.

•    Setiap aktivitas user tercatat dalam log sistem. Jadikan log sebagai alat investigasi dan pertanggungjawaban.

2. Cloud Setup: kontrol perangkat dan license

Register / Unregister Computer

Lokasi: aplikasi Cloud Setup, double click license ID

•    Selalu unregister sebelum install ulang Windows atau ganti perangkat, agar license tidak tersangkut di PC lama.

•    Centang “this computer always in office” untuk PC di hotel dengan server on-premise agar memprioritaskan jaringan lokal. Untuk laptop yang dibawa mobile, jangan dicentang.

Device Browser

Lokasi: Cloud Setup > Device Browser

•    Pantau sisa license Cloud Client dan Cloud POS serta semua perangkat yang terhubung ke data hotel.

•    Perangkat yang sudah lama tidak aktif, atau laptop milik mantan karyawan, cukup di-unregister dari sini dengan double click. Tidak perlu memegang perangkatnya.

Server Setting

Lokasi: Cloud Setup > Server Setting

•    Cek directory database live dan training. Ingat, Power Pro punya modul training yang aman dipakai user untuk belajar tanpa menyentuh data live.

•    Atur kebijakan password: change password every X days (wajib ganti berkala), minimum panjang password, dan kompleksitas (huruf besar-kecil, angka, simbol). Ini landasan audit untuk mencegah password saling dipinjam.

Start File Sharing

Lokasi: Cloud Setup > Start File Sharing > Open Browser

•    Bagikan installer atau update versi Power Pro antar PC lewat jaringan dengan kode akses sekali pakai. Lebih cepat dari automatic update massal dan tanpa flashdisk yang rawan virus.

3. User ID dan hak akses: jantung pilar access

Pengelolaan user adalah standar terpenting audit IT. Ketika terjadi indikasi fraud, hal pertama yang diperiksa manajemen adalah user profile: apakah akses sesuai standar, adakah kewenangan berlebih, adakah celah pengaturan.

User Profile dan Equivalent

Lokasi: PowerFO > Tools > User ID

•    Atur akses lewat equivalent (grup berbasis jabatan), bukan per user satu-satu. Penambahan atau pengurangan akses dilakukan di nama grup, otomatis berlaku untuk semua user di dalamnya.

•    Level super user hanya untuk IT. Departemen lain, termasuk FC, cukup di level supervisor.

•    Saat membuat user baru: beri password default, sistem otomatis memaksa user menggantinya saat login pertama. Dengan begitu IT pun tidak tahu password akhir setiap user.

•    Pembuatan user sebaiknya berdasarkan form permintaan resmi (misalnya dari HRD) yang disetujui departemen terkait: IT, FC, atau GM.

Regulasi dari Power Pro

•    User admin adalah milik Power Pro dan tidak diserahkan ke hotel. Sebagai gantinya, buat equivalent khusus IT dengan akses penuh yang dikelola sendiri oleh hotel.

•    Power Pro tidak menambah, mengubah, atau mengelola user ID hotel secara langsung. Seluruh pengelolaan adalah tanggung jawab hotel; peran Power Pro adalah training dan panduan.

•    Power Pro memiliki SOP standar akses per level jabatan sebagai referensi awal, tetapi jangan ditelan mentah-mentah. Sesuaikan dengan struktur organisasi dan kebijakan hotel Anda, idealnya lewat sesi training bersama tim support.

Granted Report dan Set Can Export Flag

Lokasi: User ID > tombol Granted (kanan atas)

•    Tentukan report mana saja yang boleh dilihat setiap user sesuai jabatannya. Tidak semua orang perlu akses ke semua laporan.

•    Di versi cloud, izin export diatur terpisah: punya akses report belum tentu boleh export datanya. Gunakan menu Tools untuk set all atau clear all can export flag sekaligus.

Otorisasi Outlet dan Waiter

Lokasi: My Manager > Tools > User ID > Authorization Outlet

•    Assign outlet sesuai penempatan staff. User banquet tidak perlu akses laundry atau restoran; outlet yang sudah di-assign otomatis terpilih saat login, mencegah salah buat bill di outlet lain.

•    Aktifkan nama waiter bila hotel menerapkan bonus upselling. Data penjualan per waiter bisa menjadi production report untuk melihat siapa yang paling perform.

Location dan Cost Center

Lokasi: Power Inventory > Tools > User ID > Location & Cost Center

•    Batasi gudang (location) dan cost center sesuai departemen. Housekeeping misalnya cukup housekeeping store, general store, dan beverage store bila ada minibar.

•    Hasilnya: PR dan SR hanya menampilkan dokumen departemen sendiri, mencegah salah pembebanan biaya antar departemen. Pengecualian untuk accounting, storekeeper, dan cost control yang memang mengolah semua departemen.

•    Tanda belum di-setting: saat membuka PR atau SR, dokumen semua departemen masih ikut tampil.

Worksheet dan Bank Book User

Lokasi: PowerGL > Tools > Worksheet and Bank Book User

•    Batasi akses Profit & Loss Worksheet per departemen. Kepala departemen bisa drill down sampai dokumen asal, sehingga pertanggungjawaban biaya ke GM dan owner menjadi jelas.

•    Bank book hanya untuk yang berkepentingan: umumnya General Cashier, FC, dan CA. Staff AR hanya sisi AR, AP hanya sisi AP. Informasi rekening bersifat rahasia dan harus diregulasi.

4. Recommendation Configuration Settings

Lima parameter yang direkomendasikan Power Pro untuk diaktifkan, untuk memperkuat kontrol transaksi dan menutup celah kecurangan.

Maximum Copy Bill

Lokasi: My Manager > Outlet > Bill

•    Batasi berapa kali bill boleh dicetak ulang di POS. Copy bill adalah salah satu celah kecurangan paling umum: bill hasil copy bisa disalahgunakan untuk transaksi lain.

Extend Security Upgrade Room dan Move Room Dialog

Lokasi: PowerFO > Tools > Parameter Setup > Others

•    Setiap upgrade atau move room memunculkan dialog alasan plus verifikasi password user, memastikan benar-benar dilakukan oleh yang berwenang.

•    Dialognya bisa dicetak sebagai form otorisasi bertanda tangan manajer, dan datanya bisa ditarik menjadi report.

Maximum Discount FO

Lokasi: PowerFO > Tools > Room Rate and Package

•    Tentukan batas maksimal diskon per room rate. Tidak ada lagi diskon liar sampai 50%; jika diskon melebihi batas BAR aktif, artinya penjualan harus pindah ke level BAR berikutnya.

Discount POS dari Room Rate

Lokasi: PowerFO > Tools > Room Rate and Package > kolom Discount

•    Diskon benefit tamu (misalnya 10% di restoran untuk rate corporate) berjalan otomatis saat charge to room di POS, tanpa dokumen approval manual tambahan.

Check Submodule AR/AP/Inventory before GL

Lokasi: PowerGL > Tools > Parameter Setup > Configuration

•    GL tidak bisa pindah periode sebelum semua submodule closing. Muncul penanda merah saat end of day bila ada modul yang belum closing, sehingga angka laporan tidak lagi bergerak setelah periode ditutup.

5. Backup dan Restore Database

Lokasi: modul Backup Restore Power Pro

•    Backup adalah pencadangan rutin seluruh data. Boleh dibantu tim Power Pro, tetapi memastikan kesehatan database tetap kewajiban IT hotel.

•    Restore ibarat tune-up kendaraan: menstruktur ulang database agar kembali ke performa prima. Proses sukses ditandai status finishing, closing, and going to home. Jika berhenti sebelum itu, restore gagal; hubungi tim support.

•    Pack size: default 8192 untuk kebutuhan backup & restore database ke data lokal dan training. Naikkan ke 16384 bila ingin proses restore lebih optimasi lebih banyak data yang check, ini membuat durasi proses restore akan lebih panjang; akan tetapi umur proses restore kedepan akan lebih lama, untuk itu backup & restore dilakukan saat operasional berhenti agar tidak menggangung operational hotel.

•    Recovery index: menghitung ulang struktur index agar pencarian data lebih cepat. Jalankan sebagai penanganan pertama saat sistem terasa lambat, dan sebelum proses restore.

•    Frekuensi ideal: cukup 3 sampai 6 bulan sekali, atau 1 sampai 2 kali setahun. Bila database harus di-restore tiap bulan agar tidak lambat, itu sinyal masalah infrastruktur (RAM atau spesifikasi server di bawah rekomendasi). Informasikan ke tim support untuk dievaluasi.

Checklist penerapan di hotel Anda

☐   Unregister perangkat lama dan perangkat milik mantan karyawan lewat Device Browser.

☐   Aktifkan kebijakan password: ganti berkala, panjang minimum, dan kompleksitas.

☐   Pindahkan pengaturan akses ke equivalent per jabatan; super user hanya untuk IT.

☐   Batasi akses report dan izin export sesuai jabatan.

☐   Assign outlet, waiter, location, dan cost center untuk setiap user.

☐   Batasi worksheet P&L per departemen dan bank book hanya untuk yang berkepentingan.

☐   Aktifkan maximum copy bill, dialog upgrade/move room, batas diskon, dan cek submodule sebelum GL.

☐   Jadwalkan backup restore setiap 3 sampai 6 bulan, dan jalankan recovery index saat sistem melambat.

Penutup

Setiap hotel punya struktur, workflow, dan kebutuhan keamanan yang berbeda, karena itu semua standarisasi di atas tetap perlu ditinjau sesuai kebijakan manajemen dan standar audit hotel Anda. Jika tim Anda ragu dalam menerapkannya, tim support Power Pro siap membantu, termasuk duduk bersama untuk menyusun standarisasi akses lewat sesi training.

Sistem yang aman, akses yang terkontrol, dan performa yang stabil bukan hasil kerja satu malam, melainkan hasil pengelolaan IT yang konsisten. Kami di Power Pro ada untuk mendampingi setiap langkahnya.

Ikuti sesi Master Academia Power Pro berikutnya. Informasi jadwal tersedia melalui grup WhatsApp hotelier Anda.

Power Pro Hotel System · Indonesia's Leading Cloud PMS · www.powerpro.id