top of page
Cari

Power Pro Mastery: Maximizing Purchasing, Receiving & Store Operations

2 jam yang lalu
9 menit membaca

Summary Sesi Webinar Master Academia by Power Pro Hotel System (MAP) Sesi ke-19


Operasional hotel memiliki tingkat kompleksitas tinggi karena melibatkan koordinasi lintas departemen - mulai dari operasional kamar, restoran, banquet, spa, hingga inventory dan akuntansi. Tanpa sistem pengawasan persediaan yang terkontrol, risiko ketidaksesuaian operasional sangat besar: stok barang cepat habis, pembelian tidak tepat sasaran, terjadi duplikasi pekerjaan, pengiriman barang internal terlambat, hingga risiko kekosongan barang saat operasional dan event berlangsung.


Melalui sesi Master Academia Power Pro (MAP) ke-19, Power Pro Hotel System mengupas tuntas transformasi tata kelola pengadaan dan inventory digital. Seluruh alur terintegrasi dalam PowerINV agar data pembelian, persediaan, operasional, dan keuangan tersinkronisasi secara real-time, transparan, serta akuntabel.

Tata kelola ini dibangun di atas Empat Alur Pengadaan Utama (Four Workflows):

  • Purchase Request (PR): Pengajuan kebutuhan barang atau jasa dari departemen terkait secara terstruktur.

  • Market List (ML): Pengajuan kebutuhan harian/rutin untuk bahan makanan dan minuman oleh tim F&B.

  • Purchase Order (PO): Penerbitan dokumen pemesanan resmi kepada supplier dengan kepastian harga dan alokasi biaya yang sah.

  • Receiving: Pemeriksaan fisik dan penerimaan barang dari supplier berdasarkan kesesuaian dokumen pembelian yang valid.



Tiga Pertanyaan Refleksi Sebelum Memulai

  1. Apakah proses Purchase Request (PR) dan approval di hotel Anda sudah memanfaatkan fitur digital untuk mempercepat dan mengontrol persetujuan?

  2. Apakah hotel Anda sudah memanfaatkan perbandingan 3 vendor/supplier serta Supplier Contract Price untuk memperoleh harga pembelian yang paling tepat?

  3. Apakah proses Receiving di hotel Anda sudah memastikan setiap penerimaan barang wajib memiliki referensi dokumen pembelian yang sah, dan barang yang belum/sebagian diterima dapat dimonitor secara jelas?



1. Modul Purchase Request (PR): Cepat dan Terkontrol dengan Digital Approval

Modul Purchase Request menjadi pintu masuk pengadaan barang dan jasa dari setiap departemen. Pembaruan fitur pada modul ini menghilangkan birokrasi manual yang lambat tanpa mengurangi aspek pengawasan:

  • My Digital Signature Pengaturan: Buka PowerINV > Menu PR (status Open) > Klik ikon Gembok/Release > Klik kanan di samping New Status > My Digital Signature > Edit (Paste from Clipboard / Load from File) > Approval oleh Tim IT di Menu Tools > User ID > Digital Signature > Approve.User dapat mengunggah tanda tangan digital secara mandiri dan langsung menggunakannya setelah disetujui tim IT, menggantikan proses lama yang harus mengunggah ke template laporan lewat tim support.

  • Approval by AmountPengaturan: PowerINV > Tools > Parameter Setup > Menu Document > Pilih PR atau PO > Tentukan Document Value dan Operator (< atau >=) > Simpan.Mengatur alur persetujuan bertingkat otomatis berdasarkan nominal transaksi. Misalnya, pengadaan di bawah Rp2.000.000 cukup sampai Financial Controller (FC) tanpa perlu persetujuan General Manager (GM).

  • Collab Attention NotifPengaturan: PowerINV > Tools > Parameter Setup > Menu Document Number > Pilih PR/ML > Collab Approval Notif To > Ikon User > Edit Mode > Pilih Cost Center & User ID.Mengirimkan notifikasi langsung kepada Head of Department (HOD) begitu dokumen PR atau ML dibuat oleh SPV/Admin, memastikan dokumen tidak terlewat atau tertunda.

  • Cancel ItemPenggunaan: Buka dokumen PR berstatus Purchasing > Klik kanan pada item yang ditolak > Cancel Item > Masukkan alasan.Membatalkan item tertentu yang tidak disetujui tanpa harus membatalkan keseluruhan dokumen PR, sehingga item lain yang disetujui dapat langsung diproses.

  • Copy Not Approved Item to New PRPenggunaan: Buka PR pada tahap status FC Approval > Pilih item yang belum disetujui > Klik kanan > Copy Not Approved Item to New PR.Menyalin otomatis item yang belum disetujui atau barangnya tidak tersedia di supplier ke dokumen PR baru untuk dicarikan vendor alternatif, sementara item yang lolos tetap lanjut ke proses pembelian.

  • Troubleshooting & Monitoring: Document Log pada PRPenggunaan: Menu PowerINV > Purchase Request > Pilih dokumen PR > Klik kanan > Pilih menu "Log".Menampilkan riwayat lengkap aktivitas, tanggal, dan perubahan status item secara transparan.



2. Modul Market List (ML): Kelola Kebutuhan Rutin F&B Tanpa Input Berulang

Market List dirancang khusus untuk operasional harian F&B Production dan F&B Service yang langsung dibebankan sebagai Cost of Goods Sold (COGS):

  • Copy From History Penggunaan: Menu Market List > Klik New > Tentukan Cost Center & Date > Klik kanan > Copy From History > Masukkan nomor dokumen transaksi sebelumnya > Find & Copy.Menghilangkan keharusan input ulang manual barang rutin; seluruh data item dari riwayat sebelumnya disalin dalam hitungan detik.

  • Can Edit Market List CostPengaturan: PowerINV > Tools > Parameter Setup > Tab Inventory > Beri centang "Can Edit Market List Cost" > Simpan.Memberikan otorisasi khusus bagi pengguna tertentu untuk menentukan atau mengubah harga (cost) langsung pada form Market List.

  • Order to SupplierPenggunaan: Buka dokumen Market List > Klik Order to Supplier > Klik Load (menampilkan Last Order / Supplier Contract Price) atau Add Supplier.Memungkinkan penentuan supplier dan harga final sejak tahap Market List sehingga saat ditarik ke Purchase Order (PO), data sudah lengkap tanpa entri ulang.

  • Troubleshooting: Menambahkan Master Inventory Baru ke Market ListSolusi: Buka Market List sesuai Cost Center > Klik kanan > Pilih Manage Item > Double click Group Master Inventory yang dituju > Klik Select All > Pilih Load > Klik OK.



3. Modul Purchase Order (PO): Hitung Biaya Nyata & Tertib Administrasi

Purchase Order merupakan komitmen belanja resmi pihak hotel kepada supplier. Kontrol finansial diperkuat dengan fitur:

  • Supplier Contract PricePengaturan: PowerINV > Header Purchasing > Supplier Contract Price > Double click Supplier > Menu Fill (pilih item dengan tombol CTRL) > Sesuaikan harga > Add Contract Price (tentukan ending date) > Select.Mengunci harga kesepakatan dengan supplier ke dalam sistem dan dilengkapi notifikasi pengingat 30 hari sebelum kontrak berakhir agar Purchasing segera memperbarui kontrak.

  • Expired Selected DocumentPenggunaan: Menu Purchase Order > Tahan tombol CTRL dan pilih dokumen yang tidak aktif > Klik kanan > Expired Selected Document > Konfirmasi Yes.Menonaktifkan dokumen PO lama yang sudah kadaluarsa secara massal agar tidak dapat disalahgunakan atau menggantung di sistem.

  • Deposit Number in BrowserIntegrasi Modul: Kolaborasi PowerINV dengan PowerAP versi terbaru.Saat bagian Purchasing mengajukan uang muka/deposit ke tim Account Payable (AP), staf AP membuat dokumen deposit dan menautkannya langsung ke nomor PO terkait. Purchasing dan Accounting dapat melacak PO mana saja yang memiliki saldo uang muka.

  • Multi-Level Approval for PO from Market ListPengaturan: PowerINV > Tools > Parameter Setup > Header Inventory > Beri centang "Multi-Level Approval for PO from Market List" > Apply > Restart PowerINV.Jika sebelumnya PO dari Market List hanya melalui satu kali release, fitur ini memberlakukan alur persetujuan bertingkat (misal: Purchasing, FC, hingga GM) sesuai kebijakan manajemen.

  • Distribute Freight Cost (Perhitungan Biaya Ongkos Kirim)Pengaturan: Parameter Setup > Header Inventory > Double click tulisan "Inventory:" (aktif jika muncul tanda baca ":") > Versi PowerINV 166 ke atas. Biaya pengiriman dapat diinput pada PO dan dialokasikan ke harga perolehan barang (costing) saat Receiving sebelum dokumen di-release. Sistem menyediakan 3 metode distribusi:

    1. Distribution Freight by Number of Items: Dibagi rata ke setiap jenis item transaksi.

    2. Distribution Freight by Item Quantity: Dibagi proporsional berdasarkan total kuantitas unit barang.

    3. Distribution Freight by Amount: Dibagi proporsional berdasarkan nominal harga barang.

  • Troubleshooting: Penanganan Partial Order yang MenggantungSolusi: Sisa pesanan Partial Delivery yang sudah dipastikan tidak akan dikirim supplier wajib diubah menjadi Expired Document agar tidak lagi dicatat sebagai kewajiban hutang, Expected Document bersih, dan monitoring PO menjadi rapi.



4. Modul Receiving: Menjaga Fisik Barang Sesuai Standar Mutu

Proses penerimaan bertugas memastikan bahwa barang yang datang tepat barangnya, tepat jumlahnya, dan tepat kualitasnya (Right Goods, Right Quantity, Right Quality):

  • Disable Manual ReceivingPengaturan: PowerINV > Tools > User ID > Double click User Right Equivalent > Application Form "Receiving" > Beri centang "Disable Manual Receiving" > Apply > Restart aplikasi.Membatasi staf receiving agar tidak dapat menginput penerimaan barang secara manual tanpa nomor Purchase Order (PO) yang sah.

  • Change Expected RemarksPenggunaan: PowerINV > Expected Receiving > Pilih dokumen > Klik kanan > Change Expected Remarks > Masukkan catatan kendala/jadwal baru.Memberikan keterangan terkini pada barang yang berstatus Expected (misalnya perubahan jadwal tiba dari supplier), sehingga Storekeeper, Receiving, dan Accounting memiliki informasi yang sama.

  • Selected Print ReceivingPenggunaan: Buka menu Receiving > Tahan CTRL dan pilih beberapa dokumen > Klik kanan > Print > Pilih format Receiving Form.Mencetak beberapa dokumen penerimaan barang sekaligus tanpa harus membuka transaksi satu per satu.

  • Print Multiple Form without PreviewPengaturan: Tools > Parameter Setup > Header Inventory > Centang "Print Multiple Forms with out Preview" > Apply > Restart.Mempercepat pencetakan massal karena dokumen langsung diarahkan ke printer tanpa menampilkan jendela preview.



5. Rekomendasi 4 Laporan Kunci (Key Reports)

Empat laporan strategis untuk efisiensi pengadaan dan pengendalian persediaan (dapat diimpor melalui Report Library / PowerPro Report Bank menggunakan fitur CloudRPT):

  1. Purchase Request Entry (Template Digital Approval): Menampilkan dokumen PR lengkap dengan tanda tangan digital serta komparasi harga 3 vendor.

  2. Detail Receiving Report (Without PO): Menampilkan rekap penerimaan barang yang masuk tanpa referensi nomor PO untuk kepentingan audit.

  3. History Supplier Price: Menampilkan riwayat pergerakan harga barang per supplier sebagai bahan negosiasi dan acuan pembelian.

  4. Supplier Performance by Date: Mengevaluasi kinerja pengiriman dan volume transaksi setiap supplier pada periode tertentu.



Checklist Implementasi Operasional

  • [ ] Digital Signature: Pastikan seluruh HOD dan approver telah mengunggah tanda tangan digital dan disetujui tim IT.

  • [ ] Limit Kewenangan: Konfigurasikan batas nominal pada Approval by Amount untuk dokumen PR dan PO.

  • [ ] Notifikasi: Atur Collab Attention Notif agar HOD menerima pemberitahuan otomatis saat PR/ML dibuat.

  • [ ] Standardisasi Vendor: Daftarkan Supplier Contract Price dan aktifkan pengingat 30 hari sebelum jatuh tempo.

  • [ ] Kontrol Gudang: Aktifkan Disable Manual Receiving untuk mengunci penerimaan tanpa referensi PO resmi.

  • [ ] Alokasi Ongkir: Aktifkan parameter Distribute Freight Cost agar HPP perolehan barang terhitung akurat.

  • [ ] Tertib Administrasi: Rutin jalankan Expired Selected Document untuk membersihkan PO partial yang menggantung.



Tanya Jawab (Q&A) Operasional: Power Pro Mastery - Purchasing, Receiving & Store Operations

Summary Sesi Tanya Jawab Webinar Master Academia by Power Pro Hotel System (MAP) Sesi ke-19Narasumber: Ade Septiyan Nugroho (Pak Bowo) · Moderator: Rudianto



Sesi tanya jawab (Live Q&A) pada MAP ke-19 menjadi ruang diskusi interaktif bagi ratusan hotelier untuk mengupas kendala nyata di lapangan. Pertanyaan yang diajukan para peserta berpusat pada kesiapan teknis tanda tangan digital, lisensi sistem, kompatibilitas versi aplikasi, analisis pergerakan harga, serta tata cara request laporan kustom ke tim support.

Berikut rangkuman tanya jawab terpilih yang dipandu oleh moderator Rudianto bersama narasumber Pak Bowo, lengkap dengan solusi praktis yang dapat langsung diterapkan di hotel.



1. Kompatibilitas Versi & Fitur My Digital Signature

  • Penanya: Rahmat Fawzi (Fortuna Grande Seturan Yogyakarta)

  • Pertanyaan:Bagaimana cara mengaktifkan fitur tanda tangan digital di PowerINV versi 84 / 162, dan versi berapa yang sudah mendukung fitur My Digital Signature secara penuh?

  • Penjelasan & Solusi (Pak Bowo) :

    • Versi yang Didukung: Fitur dasar tanda tangan digital sebenarnya sudah didukung pada versi-versi sebelumnya, namun fitur mandiri terbaru My Digital Signature (di mana user dapat mengunggah tanda tangan sendiri dan langsung diapprove oleh tim IT) hadir pada versi PowerINV Cloud 166 ke atas.

    • Mekanisme Update: Pengguna dengan versi lama (seperti 162) tidak perlu khawatir. Cukup menghubungi tim Support Power Pro untuk meminta pembaruan file executable (exe) ke versi 166.

    • Simulasi & Pendampingan: Tim support siap mendemonstrasikan alur unggah tanda tangan mandiri oleh user dan proses persetujuan oleh tim IT di menu Tools > User ID > Digital Signature > Approve, sehingga tanda tangan langsung otomatis muncul pada kolom dokumen PR cetak yang memiliki 3 komparasi vendor/quotation tanpa perlu repot mengedit template report.



2. Status Lisensi: Fitur Gratis (Free Feature) vs. Modul Opsional (Optional Module)

  • Penanya: Andi Arsyad (JSI Resort Megamendung)

  • Pertanyaan: Apakah fitur-fitur baru yang dipaparkan (seperti Approval by Amount, My Digital Signature, Freight Cost, dll.) bisa didapatkan secara gratis (free) atau dikenakan biaya lisensi tambahan?

  • Penjelasan & Solusi (Pak Bowo) :

    • Perbedaan Kebijakan: Di Power Pro Hotel System, terdapat pemisahan jelas antara Optional Module dan Feature. Optional module merupakan aplikasi terpisah yang ditujukan untuk kebutuhan manajemen khusus, sedangkan feature adalah fungsi/kapabilitas bawaan sistem.

    • 100% Free untuk Pengguna Cloud: Fitur-fitur yang dibahas dalam MAP ke-19—seperti pembatasan alur persetujuan berdasarkan nominal (Approval by Amount), My Digital Signature, integrasi deposit PO, hingga Distribute Freight Cost—disediakan secara gratis tanpa biaya lisensi tambahan bagi seluruh hotel yang telah menggunakan sistem Power Pro versi Cloud.

    • Penyebaran Bertahap: Pembaruan sistem otomatis berkala biasanya dijadwalkan setiap kuartal (per quarter). Jika hotel Anda membutuhkan fitur-fitur baru tersebut lebih awal sebelum jadwal rilis otomatis berjalan, silakan ajukan early update ke tim Support Power Pro.



3. Ketentuan Teknis Digital Signature untuk Head of Department (HOD)

  • Penanya: Andi Arsyad (JSI Resort Megamendung)

  • Pertanyaan:Apakah hotel harus menyiapkan tanda tangan HOD dari masing-masing departemen? Apa format file yang harus disiapkan (JPEG, PNG, atau PDF) dan apakah ada batasan maksimal ukuran (size) filenya?

  • Penjelasan & Solusi (Pak Bowo) :

    • Tingkatan User: Tanda tangan digital disiapkan khusus untuk Head of Department (HOD) dari setiap departemen yang memiliki kewenangan menerbitkan atau menyetujui dokumen pengadaan (seperti HRD, Housekeeping, Engineering, Front Office, dan F&B), bukan untuk level staf pelaksana.

    • Format yang Direkomendasikan: Format terbaik adalah PNG atau JPEG monokrom (hitam-putih) yang jelas. Langkah penyiapannya sederhana: minta HOD menandatangani kertas putih kosong (A4), pindai (scan), lakukan crop sesuai area tanda tangan, dan simpan.

    • Ukuran File & Kompresi: Tidak ada batasan ukuran file yang ketat karena file tanda tangan monokrom umumnya sangat ringan (hanya ratusan kilobyte). Selain itu, sistem Power Pro kini sudah mendukung kompresi otomatis untuk menjaga performa penyimpanan dokumen tetap optimal.



4. Analisis Riwayat Harga di Master Item & Prosedur Request Report

  • Penanya: Cost Control (Swiss-Belhotel Pangkalpinang / SBPP)

  • Pertanyaan:Apakah pada tampilan list Master Item bisa ditambahkan kolom Last Receive Cost agar tim Cost Control dapat langsung mengecek riwayat harga barang tanpa harus mengklik item satu per satu?

  • Penjelasan & Solusi (Pak Bowo) :

    • Fungsi Bawaan Sistem: Di menu Master Item, riwayat harga pembelian sebenarnya sudah tersedia dengan membuka detail item (double-click) pada tab Last Receive Cost. Selain itu, jika tim Purchasing memanfaatkan fitur Supplier Contract Price dan perbandingan 3 vendor quotation pada PR, sistem secara otomatis menampilkan komparasi harga historis terakhir dari berbagai supplier langsung di dokumen pembelian.

    • Solusi Request Custom Report: Jika manajemen hotel memerlukan tampilan tabel komprehensif yang menampilkan daftar seluruh master item berdampingan langsung dengan kolom Last Receive Cost dan Last Receive Date untuk kebutuhan audit/analisis cepat, hal tersebut dapat diakomodasi melalui fasilitas Request Report.

    • Mekanisme Pengajuan:

      1. Siapkan dokumen pendukung (supporting document) atau informasi tangkapan layar yang menandai posisi kolom data yang diinginkan.

      2. Jelaskan sumber data yang ingin ditarik ke dalam laporan.

      3. Kirimkan permintaan melalui email resmi ke Tim Support Power Pro ke alamat email berikut : support@powerpro.id untuk diproses dan dibantu instalasinya via team viewer untuk remote access.



Penutup

Optimalisasi pengadaan dan pengelolaan persediaan bukan hanya soal mencatat transaksi, melainkan membangun alur kerja yang terstruktur, transparan, dan mampu menekan pemborosan biaya. Dengan memanfaatkan fitur terintegrasi di PowerINV, manajemen hotel dapat memastikan setiap rupiah pengadaan teralokasi dengan tepat dan operasional berjalan tanpa kendala.


Untuk panduan konfigurasi lanjutan atau konsultasi pengaturan sistem, Tim Support Power Pro siap membantu operasional hotel Anda selama 24 jam x 7 hari, 365 hari.


Telegram support: https://t.me/powerprobot


bottom of page