Unlocking Revenue Opportunities with Integrated Sales & Marketing Tool

Industri pariwisata dan perhotelan saat ini sedang menghadapi pergeseran segmen bisnis yang dinamis (seperti dari segmen Government ke Corporate) dan ekspektasi tamu yang semakin tinggi. Di era ini, strategi Revenue Managementkonvensional tidak lagi cukup. Teknologi harus bertransformasi dari sekadar sistem operasional menjadi sumber data strategis.

Sesi MAP 16 ini berfokus pada integrasi fitur Sales & Marketing di dalam sistem Power Pro untuk melakukan Precision Pricing, memahami tren pemesanan tamu, dan memaksimalkan pendapatan hotel (revenue) dengan strategi yang adaptif.

⚙ 5 Alur Kerja Utama (Workflows)

1. Sales Call (Agenda)

●      New Event (Planner Editor): Fitur untuk mencatat dan mengelola aktivitas harian tim Sales & Marketing (seperti visit, meeting, telemarketing) yang juga berfungsi sebagai pop-up reminder agar follow-up tidak terlewat.

●      New Company Correspondence: Mendokumentasikan riwayat komunikasi dan hasil kunjungan (Result) dengan booker. Fitur ini memastikan komunikasi tetap berkesinambungan dan tidak bergantung hanya pada satu staf Sales (mencegah hilangnya data produksi klien saat staf resign).

2. Company & Member Profile

●      Customer Contact: Menyimpan banyak data Booker di dalam satu Company yang sama. Hal ini mencegah terjadinya duplikasi data perusahaan yang sering membuat laporan produktivitas suatu akun terlihat lebih rendah.

●      Black List: Memberikan sanksi (penonaktifan Special Rate) kepada perusahaan yang memiliki piutang lebih dari 120 hari. Fitur ini berkaitan erat dengan penagihan di modul Account Receivable (AR).

●      Alert Text: Pop-up notification berisi pesan prioritas yang otomatis muncul ketika FO meload Company Profileatau reservasi tamu.

●      Has Budget: Menentukan target/forecast pendapatan dari setiap perusahaan yang berguna untuk memonitor KPI Sales.

●      Member Condo Point (Optional): Modul khusus bagi properti konsep Condotel atau Timeshare untuk mengelola hak menginap pemilik unit (Unit Owner) yang dipotong berdasarkan poin (Weekday, Weekend, atau High Season).

3. Banquet Event Order (Venue)

●      Selection Default Notes (BEO): Pembuatan BEO menggunakan templat (default note) sesuai jenis acara untuk mempercepat pekerjaan dan menjaga konsistensi informasi.

●      Group Meal Arrangement: Mengatur paket konsumsi grup sebagai acuan operasional Dapur/F&B dan menghasilkan laporan prediksi pendapatan (Venue Forecast Report) yang akurat sebelum event terjadi.

●      Venue Proforma Invoice: Dokumen estimasi biaya venue dan fasilitas tambahan sebelum acara berlangsung, yang sering digunakan untuk proses persetujuan (deposit) dan mencegah perbedaan tagihan ( Final Invoice) di akhir acara.

4. Statistic, Guest Comment & Contract Rate

●      Sort By Group Box & Pivot: Membantu tim menganalisis Revenue, Occupancy, atau data produksi dengan cepat menggunakan format tabulasi silang (drag & drop) untuk membaca tren dan peluang.

●      Guest Comment: Umpan balik langsung untuk mendokumentasikan keluhan maupun apresiasi tamu sebagai tolok ukur kualitas pelayanan hotel.

●      Contract Rate Status: Dashboard monitoring yang mengkategorikan sisa waktu kontrak perusahaan menjadi Active, Less 30 Days, atau Expired, untuk memudahkan tim Sales melakukan renewal.

5. Room Rate & Package

●      Copy Rate Form: Menyalin konfigurasi Rate Code yang sudah ada untuk membuat kode harga baru dengan cepat tanpa harus melakukan setting dari awal.

●      Max. Discount: Mengunci batasan maksimal diskon yang boleh diberikan oleh Front Office untuk melindungi margin pendapatan hotel. Diskon berlebih akan meminta otorisasi ( approval) dari atasan.

●      Surcharge & Dynamic Rate: Menambahkan harga khusus otomatis pada periode tertentu (seperti Weekend). Apabila menggunakan lisensi Dynamic Rate, surcharge dapat disesuaikan secara dinamis berdasarkan persentase occupancy dan terintegrasi langsung dengan Channel Manager.

●      Package Management: Terbagi menjadi 3, yaitu Attachment (paket otomatis menempel setiap hari pada kamar), Selected (tamu dapat memilih sendiri layanan dalam batas maksimum, harga include di kamar), dan Daily (paket diberikan berbeda-beda tiap hari atau berdasarkan tipe kamar).

🛠 Troubleshooting: Permasalahan Klasik

"Kenapa saya tidak bisa menginput agenda kunjungan (Sales Call) untuk tanggal yang sudah lewat?"

●      Jawaban: Secara sistem, aturan ini mengunci input tanggal mundur untuk menjaga integritas data (mencegah manipulasi). Namun, Power Pro sangat fleksibel; manajemen dapat meminta dukungan tim Support untuk memberikan keleluasaan akses jika hal tersebut dibutuhkan oleh operasional.

"Bagaimana jika produksi statistik sudah terlanjur dihitung tapi ternyata salah akun/company?"

●      Jawaban: Jangan khawatir. Ubah data transaksinya melalui Report > Statistic

Log, edit akunnya, lalu jalankan proses Tools > Process > Recalculate

Statistic. Sistem akan otomatis menghitung ulang dan memindahkan data ke company yang benar.

"Ada penambahan jumlah tamu (PAX) di event, apakah BEO lama harus diedit ulang?"

●      Jawaban: Jangan ubah BEO asli. Buatlah Amendment BEO. Tujuannya agar perubahan memiliki riwayat (history) dan hanya diinformasikan kepada departemen spesifik yang berkaitan agar tidak terjadi miss-communication.

"Mengapa muncul notifikasi 'Not Valid Contract Price' padahal periode validasi Rate

Code sudah diperpanjang?"

●      Jawaban: Periksa Company Profile perusahaan tersebut. Hal ini terjadi karena masa berlaku Contract Rate-nya sendiri sudah kedaluwarsa (Expired). Anda harus meng- extend masa kontrak di menu Company Profile agar sesuai dengan masa Rate Code.

📊 4 Rekomendasi Laporan Penting (Report Recommendation)

●      Contact Activities Report - Correspondence: Untuk memantau riwayat aktivitas komunikasi dengan klien beserta bukti foto kunjungan sales call.

●      Pivot Statistic Production: Melihat data komprehensif Revenue dari berbagai parameter (seperti segmentasi pasar, agen travel, asal negara).

●      Sales Production – Yearly: Mengevaluasi total target pendapatan (KPI) yang disumbangkan oleh masing-masing staf Sales selama periode satu tahun.

●      Yearly Company Production by Sales: Memantau klien atau perusahaan dengan kontribusi revenue paling tinggi yang ditangani oleh tim Sales.

🧠 Interactive Summary (Kuis Operasional)

1. Apa fungsi utama dari fitur New Company Correspondence dalam modul Sales Call (Agenda) pada sistem Power Pro? 

A.             Mengatur dan menjadwalkan konsumsi tamu grup (Group Meal Arrangement) yang menginap.

B.             Menentukan batas maksimal diskon kamar yang dapat diberikan oleh staf Front Office. 

C.             Mencatat, menyimpan, dan mendokumentasikan seluruh riwayat komunikasi antara tim Sales & Marketing dengan booker dari perusahaan. 

D.             Membuat tagihan sementara (Proforma Invoice) untuk perusahaan yang akan menyewa ruang meeting. 

E.             Memberikan sanksi kepada perusahaan yang masih memiliki tunggakan piutang melebihi batas waktu.

●      Jawaban Benar: C.

●      Alasan: Fitur New Company Correspondence secara khusus digunakan untuk mencatat dan mendokumentasikan seluruh aktivitas komunikasi. Hal ini memastikan proses tindak lanjut terstruktur, informasinya berkesinambungan, dan dapat diakses oleh seluruh tim tanpa bergantung pada satu orang PIC.

2. Dalam fitur Package pada Power Pro, terdapat jenis paket Selected. Manakah dari pernyataan berikut yang paling tepat menggambarkan karakteristik dari Selected Package? 

A.             Paket yang terhubung secara otomatis dengan Rate Code dan diposting setiap hari tanpa pengecualian. 

B.             Paket yang biayanya akan ditambahkan secara otomatis pada harga kamar setiap kali terjadi lonjakan occupancy. 

C.             Paket yang dibebankan setiap hari selama masa menginap dengan harga yang dibedakan berdasarkan tipe kamar. 

D.             Paket yang digunakan khusus oleh para anggota (Member) Condotel dengan memotong Condo Point sebagai alat pembayarannya. 

E.             Paket yang layanannya dapat dipilih oleh tamu sesuai kebutuhan, di mana nilainya sudah termasuk (included) di dalam Room Rate sehingga tidak menambah tarif dasar kamar.

●      Jawaban Benar: E.

●      Alasan: Secara konsep, jenis Selected Package tidak menambah tarif dasar karena nilai paket tersebut sudah tergabung (included) di dalam Room Rate. Tamu dapat memilih opsi layanannya berdasarkan batasan yang telah dikonfigurasi oleh hotel.

3. Seorang Front Desk Agent (FDA) menerima keluhan bahwa saat membuat reservasi untuk klien korporat, sistem terus memunculkan notifikasi error "Not Valid Contract Price". Padahal, sang FDA yakin bahwa periode validasi Rate Code sudah diperpanjang. Apa langkah yang harus diperiksa oleh tim Sales & Marketing untuk mengatasi masalah ini? 

A.             Memastikan apakah Dynamic Rate sedang diaktifkan, karena fitur tersebut akan memblokir semua Contract Rate. 

B.             Memeriksa menu Company Profile untuk memastikan bahwa masa berlaku kontrak (Contract Rate) yang disepakati dengan perusahaan tersebut belum Expired. 

C.             Melakukan Recalculate Statistic melalui menu Tools agar data produksi perusahaan disegarkan. 

D.             Menggunakan Copy Rate Form untuk menduplikasi Rate Code yang bermasalah. 

E.             Menambahkan keterangan pada Alert Text agar sistem mengabaikan batas waktu Rate Code.

●      Jawaban Benar: B.

●      Alasan: Jika muncul "Not Valid Contract Price" padahal Rate Code sudah diperpanjang, pengecekan kedua wajib dilakukan di Company Profile. Pastikan masa berlaku kontrak/perjanjian di menu Contract Rateperusahaan tersebut tidak dalam kondisi kedaluwarsa (Expired).

🧠 Q&A Summary (Tanya Jawab Spesifik MAP 16)

1.  Pertanyaan Seputar Dynamic Rate dan Channel Manager

●      Penanya: Pak Tommy (Sotis Kupang)

●      Pertanyaan: Apakah fitur Dynamic Rate ini bisa kita gunakan dan dorong (push) untuk mengubah harga langsung ke Channel Manager (CM)?

●      Jawaban (Pak Bowo): Ya, sangat bisa. Integrasi Power Pro dengan Channel Manager sudah mendukung Two-Way Integration. Jadi ketersediaan harga maupun kamar tidak hanya disesuaikan secara internal, namun otomatis disalurkan (push) ke Channel Manager tanpa perlu tim E-Commerce mengatur harganya secara manual lagi di OTA.

2.  Pertanyaan Terkait Ekspor Laporan dan Pembebanan Penyimpanan (Storage)

●      Penanya: Pak/Ibu ARK KPBU

●      Pertanyaan: Apakah aktivitas Agenda bisa di- export dalam bentuk report Excel? Dan ketika mengunggah dokumen/foto bukti visit (DIM), apakah akan membebani storage server Power Pro?

●      Jawaban (Pak Bowo): Aktivitas dapat ditarik menjadi report yang solid. Untuk masalah penyimpanan foto (Document Image Manager/DIM), tidak akan membebani server utama (Database) karena arsitektur sistem Power Pro menyimpan dokumen foto ke dalam direktori/penyimpanan lokal di server hotel masing-masing, bukan digabung ke dalam memori database transaksi.