Summary Master Academia Power Pro #7 Smart Material Control Unlocking Maximum Profitability in Your Operations

Tujuan Utama Webinar (Purpose) Webinar ini bertujuan:

1. Mengetahui fitur-fitur penting dalam penggunaan Material Control yang dapat dimaksimalkan untuk memenuhi kebutuhan operasional dan inovasi.

2. Memahami prosedur yang tepat dalam penggunaan Inventory Cycle, dimulai dari pengelolaan data arus barang masuk dan barang keluar, hingga melakukan closing laporan.

3. Mengikuti sesi pelatihan untuk memahami jenis-jenis report atau laporan yang menjadi pendukung penting dalam menyusun laporan Material Control dengan tepat dan benar.

4. Membuka ruang diskusi interaktif melalui sesi tanya jawab, sehingga dapat bersama-sama mencari solusi atas kebutuhan operasional. Harapannya, peserta akan memiliki pengetahuan yang lebih banyak dan mampu mengoptimalkan penggunaan sistem PowerPro secara lebih baik. Dengan memanfaatkan fitur dan pembaruan sistem terbaru, proses kerja diharapkan lebih cepat dan akurat, serta meminimalisir potensi kesalahan dalam penginputan data.

Siklus Inventori (Inventory Cycle) 

Siklus inventori adalah proses pengelolaan stok barang yang digunakan dalam operasional hotel, mulai dari barang masuk hingga barang keluar. Jika siklus ini tidak dikelola dengan baik, dapat terjadi 'stockout' (barang habis sebelum waktunya) atau 'overstock' (barang menumpuk, meningkatkan risiko kedaluwarsa atau kerusakan), yang keduanya berisiko meningkatkan biaya operasional dan mengganggu pelayanan.

• Peran Cost Control: Kontrol biaya sebaiknya dilakukan sebelum akhir bulan, bukan sebagai audit di akhir bulan. Biaya yang melebihi anggaran masih dapat dimaklumi jika tingkat hunian hotel (occupancy) juga melebihi target, yang berarti pendapatan (revenue) juga meningkat.

• Activity-Based Costing (ABC): Metode akuntansi untuk menghitung total biaya dari setiap aktivitas dalam penggunaan barang, bertujuan untuk memahami secara akurat bagaimana sumber daya digunakan. Contohnya, dengan menganalisis "faktor" penggunaan tisu harian (misalnya, 0,7 rol per hari), dapat dilakukan pengadaan barang yang lebih akurat, menghindari pemborosan, dan mengoptimalkan anggaran.

Tiga Indikator Penting dalam Inventory Cycle

1. Flow of Receive Item: Alur barang masuk ke sistem hotel.

2. Flow of Consume Item: Alur barang keluar untuk operasional.

3. Generate Daily Flash Cost: Proses menghasilkan laporan biaya harian.

A. Alur Barang Masuk (Flow of Receive Item) 

Alur ini mencakup proses permintaan hingga barang diterima di gudang.

Market List

Daftar kebutuhan pembelian barang yang bersifat berulang (khususnya untuk Cost of Goods Sold / COGS), tersusun otomatis berdasarkan default cost center, memudahkan pengguna hanya perlu menentukan kuantitas. Optimalisasi:

• Add Item: Penambahan barang untuk menyesuaikan kebutuhan operasional harian.

• Unit Conversion: Penting untuk memahami perbedaan antara QTY F (Full, satuan terbesar seperti boks) dan QTY L (Loose, satuan terkecil seperti botol).

• Contract Price: Harga pembelian yang disepakati manajemen, menjamin efisiensi. Sistem PowerPro dapat otomatis mengenali harga kontrak yang berlaku dan memberikan reminder 7 hari sebelum kontrak habis, serta menghindari kesalahan input manual.

• Budget vs Actual: PowerPro menampilkan perbandingan anggaran dan aktual pada dokumen Market List sebelum proses biaya terjadi, bertujuan untuk mencegah pembelian melebihi anggaran dan mengurangi risiko kerugian.

Purchase Request (PR)

Permintaan pembelian barang yang tidak tersedia di gudang. Optimalisasi:

• Approval Sign: Tanda tangan digital otomatis berdasarkan ID pengguna, mempercepat alur persetujuan, mendukung sistem paperless, dan mendokumentasikan persetujuan secara digital.

• Comparison 3 Supplier: Fitur untuk memastikan harga terbaik dari perbandingan tiga supplier, menghasilkan keputusan pembelian yang lebih objektif dan transparan.

• Different Cost Center & Location: Penting untuk memahami perbedaan penggunaannya; Cost Center untuk biaya langsung ke departemen, Location untuk barang yang akan menjadi stok terlebih dahulu.

• Document Image Manager (DIM): Memungkinkan pengguna mengunggah gambar atau spesifikasi teknis (PDF, spreadsheet, gambar) untuk membantu pembelian yang lebih akurat.

Purchase Order (PO)

Dokumen resmi pembelian barang ke supplier, berfungsi sebagai konfirmasi pemesanan dan dasar penerimaan barang di gudang. Optimalisasi:

• Multiple Entry for PO: PowerPro memungkinkan penggabungan beberapa dokumen PR atau Market List menjadi satu dokumen PO, selama ditujukan kepada supplier yang sama.

• Approval Condition: Sistem mendukung proses persetujuan bertingkat berdasarkan nominal pembelian (misal, di atas Rp15 juta memerlukan persetujuan tambahan dari owner).

• Validity Period PO (Due Date): Setiap PO memiliki tanggal jatuh tempo. Jika melewati tanggal ini, dokumen PO tidak dapat diproses (dianggap kedaluwarsa). Penting untuk mempertimbangkan waktu pengiriman, terutama untuk barang yang dikirim bertahap, saat menentukan due date.

• Discount All Item: Memungkinkan pengguna memasukkan nilai total diskon, dan sistem akan otomatis membaginya ke setiap item berdasarkan proporsi nilai barang.

  
  

Permasalahan Umum:

Mengubah harga setelah dokumen menjadi PO: Perubahan nilai "Cost" di PO dapat dilakukan jika pengguna memiliki akses yang sesuai. Untuk mengubah supplier, perlu mengubah status PR ke "Open" menggunakan fitur "Reset Status to Open".

B. Alur Konsumsi Barang (Flow of Consume Item)

Receiving

Proses penerimaan barang dari supplier berdasarkan PO. Store Keeper memeriksa kuantitas dan mutu, sementara Cost Control melakukan pemeriksaan ulang Cost Center untuk kesesuaian dengan budget. Hal Penting:

• Journal Transparency (GL Setup): Fitur PowerPro yang membantu memahami alur jurnal transaksi secara jelas, memberikan edukasi costing, dan memastikan pencatatan jurnal sesuai dengan struktur biaya untuk menghindari kesalahan alokasi biaya antar departemen.

•  Expected List Item: Barang yang belum dikirim supplier akan tercatat sebagai sisa yang belum diterima. Direkomendasikan untuk menggunakan fitur "Expired Document" pada PO untuk menutup sisa barang yang tidak akan dikirim, terutama untuk pengiriman parsial.

• Store Request (SR) & Issuing: Modul permintaan barang yang tersedia di gudang. Hal Penting:

  Import from Front Office Housekeeping Worksheet: Fitur ini mencatat penggunaan barang dan melakukan penyusutan stok secara otomatis terintegrasi dengan data Housekeeping Worksheet. Tim Housekeeping mencatat penggunaan amenities per kamar, dan data ini dapat ditarik oleh Cost Control setiap hari, mengurangi kebutuhan perhitungan manual di akhir bulan.

  
  

Transfer

Proses perpindahan barang dari satu gudang ke gudang lainnya (misal: gudang besar ke gudang kecil). Belum terjadi pengakuan biaya (costing), hanya perpindahan nilai dan jumlah barang. Umumnya digunakan pada sistem Sales by Recipe.

Hal Penting: Out Location (gudang asal) dan In Location (Transfer To, gudang tujuan) harus diinput dengan benar.

Spoilage

Pencatatan barang yang rusak, kedaluwarsa, atau tidak layak, yang dianggap sebagai kerugian. Seringkali tidak didokumentasikan dan malah diakui sebagai COGS.

• Tujuan Dokumentasi: Bukan mencari kesalahan, melainkan membentuk SOP untuk mencegah spoilage di masa depan.

• Pencegahan: Cost Control perlu menginformasikan barang yang mendekati kedaluwarsa (misal 2-3 bulan sebelumnya) agar tim F&B dapat berinovasi (promo, happy hour, buy 1 get 1) untuk menghabiskan stok dan mencegah kerugian berlebih.

Adjustment

Proses penyesuaian antara stok fisik aktual dengan stok yang tercatat dalam sistem untuk menjaga keakuratan data inventori.

Hal Penting:

• Copy Reverse Entry Document: Digunakan untuk menyalin dokumen adjustment yang sudah dibuat untuk melakukan pembalikan (reverse) atas sisa stok di bulan berikutnya. Tujuannya agar nilai sisa stok tidak muncul sebagai saldo yang masih tersedia di sistem (on-hand) padahal secara fisik sudah tidak ada, mencegah perhitungan stok tidak akurat. Fitur reverse juga ada pada receiving untuk koreksi transaksi.

• Import Adjustment from Clipboard: Memungkinkan pengguna mengimpor data adjustment dari file Excel (dengan format yang sesuai) untuk proses input yang lebih cepat dan efisien.

  
  

Permasalahan Umum & Diskusi Q&A terkait Adjustment:

• Perlukah stock adjustment diinput jika stok fisik dan sistem sama?: Tidak perlu. Adjustment hanya dilakukan jika ada selisih.

• Nilai yang diinput ke adjustment: Yang diinput adalah nilai stok akhir/sisa barang, sistem akan otomatis menghitung selisihnya.

• Batas Toleransi Adjustment: Adjustment seharusnya memiliki batas toleransi karena biasanya untuk barang yang tidak teridentifikasi/tidak bertuan. Jumlahnya seharusnya tidak banyak dan perlu persetujuan department head. Batas toleransi kembali ke kebijakan manajemen hotel masing-masing. Adjustment yang besar (misal 60 kaleng cola) menunjukkan masalah, sedangkan selisih kecil (10-20 kaleng) mungkin karena miskomunikasi.

• Kegunaan Jurnal Balik pada Adjustment: Untuk menghindari stok barang di gudang (terutama kitchen) yang seakan-akan masih tersedia padahal sudah digunakan atau diproses. Ini mencegah on-hand di PR terlihat tinggi, yang dapat memicu pembelian berlebih, padahal seharusnya dilakukan Store Request.

• Pengaruh Kesalahan Adjustment di Awal Bulan: Jika terjadi kesalahan adjustment di awal bulan, nilai costing bisa kacau. Proses adjustment harus dilakukan sebelum proses inventori barang masuk dan keluar terjadi. Jika salah, bisa dibalik (reverse) dengan copy reverse untuk mengembalikan ke kondisi semula. Tingkat keberhasilan seorang Cost Control adalah ketika adjustment tidak (atau sangat jarang) dilakukan, karena semua pergerakan barang seharusnya dapat dilacak melalui BIN Card di browser sistem.

C. Pembuatan Biaya Harian (Generate Daily Flash Cost)

Sales

Proses pencatatan penjualan dari setiap outlet. Selain mencatat penjualan, sistem juga akan melakukan penyusutan bahan baku secara otomatis berdasarkan resep saat penjualan dirilis.

Hal Penting:

• Controlling Cost of Goods Sold (COGS): Dengan fitur Sales Cost Control, pengguna dapat membandingkan cost vs price (berdasarkan harga pembelian terakhir bahan baku). Jika terjadi lonjakan harga bahan baku, Cost Control dapat segera menginformasikan kepada departemen F&B untuk tindakan korektif.

• Sales by Recipe: Fitur ini memungkinkan penyusutan bahan baku secara akurat berdasarkan resep, menghasilkan data costing harian (daily flash) yang lebih aktual. Tanpa fitur ini, biaya dapat muncul tidak konsisten.

• Daily Closing: Proses penutupan semua aktivitas harian dalam sistem (penjualan, pembelian, stok) untuk menjamin semua data tercatat dengan benar dan lengkap, memudahkan rekonsiliasi harian, dan menjadi dasar yang valid untuk laporan Daily Flash Cost. Hal Penting:

  • Update Cost pada Actual Recipe: Data Last Cost pada Recipe Editor tidak otomatis ter-update tanpa Daily Closing. Daily Closing akan memperbarui harga terakhir ke dalam resep. Fitur "Recalculate Recipe" dapat digunakan sebagai alternatif manual.

  • Actual Daily Flash Cost: Dengan Daily Closing rutin, semua data terkonsolidasi secara real-time, menghasilkan perhitungan yang akurat dan aktual, serta menghindari risiko kesalahan angka dalam pengambilan keputusan operasional.

  • Keuntungan Melakukan Daily Closing: Manajemen mendapatkan laporan yang tersedia secara real-time, menghindari penumpukan kerja di akhir bulan, dan perhitungan nilai cost On Hand menjadi aktual.

    
    

D. Rekomendasi Laporan (Report Recommendation) 

Laporan-laporan ini tersedia di PowerPro Library (untuk versi cloud atau Cloud RPT), sementara pengguna versi desktop perlu mengajukan permintaan ke tim support.

• Top Purchased Item Report (Sort by): Menunjukkan barang-barang dengan jumlah pembelian tertinggi dalam periode tertentu, membantu menentukan tingkat stok minimum dan memastikan ketersediaan barang utama untuk menghindari kekurangan stok rutin/penting. Laporan ini dapat dikelompokkan berdasarkan kategori seperti food, beverage, dan material.

• Supplier Performance Report (by Date / Yearly): Melihat riwayat pembelian berdasarkan supplier (MTD dan YTD). Berguna untuk mengevaluasi konsistensi dan kontribusi supplier, serta mendukung negosiasi atau evaluasi kerja sama.

• Stock Analysis (Slow Moving Item): Menampilkan pergerakan stok di gudang. Membantu mengidentifikasi barang yang jarang terpakai, memberikan dasar bagi Cost Control untuk merekomendasikan pemakaian segera guna menghindari potensi spoilage atau penumpukan stok tidak produktif.

• Outstanding PR & PO Report: Membantu Manager Accounting memantau dokumen pembelian yang masih dalam proses. Berfungsi untuk menginformasikan status pengiriman barang kepada departemen terkait dan memastikan barang yang diminta sedang dalam proses pengadaan untuk menghindari miskomunikasi.

III. Sesi Interactive Q&A

1. Pertanyaan 1:

   Apakah ada batas toleransi untuk nilai adjustment yang bisa dilakukan oleh cost control?

   
   

   Jawaban: Seharusnya, jumlah adjustment tidak banyak karena adjustment adalah untuk barang-barang yang tidak memiliki pertanggungjawaban jelas atau tidak terinventarisasi. Batas toleransi untuk adjustment kembali pada kebijakan masing-masing manajemen hotel. Jika hotel memahami pengelolaan inventory cycle, jumlah adjustment yang besar seharusnya tidak diizinkan. Adjustment dalam jumlah besar (misalnya 60 kaleng Cola) akan memunculkan pertanyaan mengenai selisihnya.

2. Pertanyaan 2:

   Apakah pengaruhnya jika cost control salah adjustment pada awal bulan dan koreksi adjustment yang salah input di bulan depan?

   
   

   Jawaban: Proses adjustment atau penyusutan stok di awal bulan harus dilakukan sebelum proses inventarisasi (barang masuk dan barang keluar) dilakukan. Jika terjadi kesalahan setelah pergerakan barang, nilai costing akan kacau. Adjustment seharusnya memiliki batas toleransi dan diperlukan pertanggungjawaban. Jika terjadi kesalahan, bisa dilakukan jurnal balik (reverse), yang secara otomatis akan mengembalikan kondisi ke semula. Proses reverse ini juga dapat dilakukan menggunakan fitur "copy reverse" untuk mempercepat proses, mirip dengan koreksi receiving minus.

3. Pertanyaan 3:

   Pertanyaan: Untuk report top purchase apakah bisa dikelompokkan berdasarkan kategori food, beverage, dan material?

   
   

   Jawaban: Bisa, secara kebutuhan ini dimungkinkan karena master item dalam sistem memiliki kategori grup dan kelas. Pak Hadi dapat memberikan contoh atau sketsa laporan yang diinginkan kepada tim support untuk dibuatkan laporan khusus, terutama karena hotelnya sudah menggunakan PowerPro versi cloud yang memiliki fitur library report.

   
   

   Tambahan Penjelasan: Jika data sudah terinput di sistem, tim support akan berupaya memaksimalkan pengeluarannya. Disarankan untuk mengirimkan capture yang jelas dengan desain dan penjelasan data yang diinginkan melalui email tim support. Tim akan menganalisa dan berusaha menyediakan laporan custom tersebut selama datanya tersedia di PowerPro.

4. Pertanyaan 4:

   Pertanyaan: Jika menu import sales digunakan dan semua prosedur Store Request (SR) sudah berjalan dengan benar, apakah berarti adjustment di akhir bulan tidak perlu lagi digunakan?

   
   

   Jawaban: Implementasi "Sales by Recipe" akan mengubah pola inventarisasi. Barang-barang marketlist yang umumnya menjadi biaya langsung akan masuk sebagai stok (store kitchen). Konsumsi kemudian akan diakui melalui sales. Jika "Sales by Recipe" belum berlaku, prosedur SR masih diperlukan untuk penyusutan barang. Idealnya, tingkat keberhasilan seorang cost control adalah ketika adjustment tidak dilakukan. Semua pergerakan barang seharusnya dapat dilacak melalui fitur "BIN Card" di sistem. Adjustment hanya diperlukan untuk kondisi di mana barang tidak teridentifikasi, dan itu pun harus dalam batas toleransi.

   
   

   Penegasan: Jika stok fisik sudah sesuai dengan sistem, maka adjustment di modul inventarisasi tidak perlu dilakukan. Ini adalah salah satu tujuan utama bagi seorang cost control, meskipun mungkin sulit untuk dicapai.

5. Pertanyaan 5:

   Pertanyaan: Untuk DML (Daily Marketlist) kitchen, sebaiknya menjadi direct cost atau masuk ke store kitchen?

   
   

   Jawaban: Hal ini tergantung pada kebutuhan dan kebijakan manajemen hotel.

   1. Untuk hotel bintang 5 atau 4 dengan pendapatan tinggi, marketlist dapat langsung menjadi Cost of Goods Sold (COGS) karena mereka mungkin tidak mengakui kitchen sebagai gudang. Mereka tidak khawatir cost akan "jebol" karena revenue sudah tinggi.

   2. Untuk hotel dengan anggaran ketat (bintang 4 atau 3 ke bawah), costing mungkin menjadi biaya langsung di awal, tetapi di akhir bulan, sisa stok akan diakui untuk mengurangi cost.

   3. Jika marketlist masuk sebagai store kitchen, itu berarti hotel sudah menjalankan "Sales by Recipe", yang memerlukan komitmen dan cocok untuk hotel yang sudah beroperasi dengan baik.

      
      

   Penegasan: Keduanya bisa diakomodasi oleh sistem, namun keputusan akhir tergantung pada regulasi manajemen hotel itu sendiri dan kebutuhan operasional masing-masing.

   
   

Sesi Q&A ini menekankan pentingnya pemahaman mendalam tentang fitur-fitur PowerPro, optimalisasi proses, dan bagaimana kebijakan manajemen hotel memengaruhi penerapan sistem dalam mengelola inventory untuk mencapai profitabilitas maksimal.