Master Academia Power Pro #10 Strategic Power of Night Audit and Income Audit in Protecting Revenue

I. Pendahuluan dan Tujuan Webinar

Hotel adalah entitas bisnis unik yang beroperasi 24 jam sehari, tujuh hari dalam seminggu, yang menuntut adanya sistem verifikasi harian yang ketat. Kompleksitas ini membuat kontrol sistematis sangat penting untuk mencegah kesalahan pencatatan yang dapat merusak reputasi dan kepuasan tamu.

Perbedaan Night Audit (NA) dan Income Audit (IA): Meskipun sering dianggap serupa, NA dan IA adalah dua fungsi yang berbeda dalam hal fokus, waktu pelaksanaan, dan penanggung jawab.

• Night Audit (NA): Tujuan utamanya adalah menutup transaksi harian dan memastikan seluruh transaksi tercatat dengan benar sebelum sistem berganti tanggal berikutnya. Saat ini, trennya bergeser menjadi tanggung jawab Front Desk N/A atau Duty Manager di Front Office.

• Income Audit (IA): Merupakan fungsi kontrol keuangan yang lebih mendalam dan analitis, dilakukan oleh Income Auditor dari departemen Finance & Accounting. Fokus IA adalah memverifikasi keakuratan, kelengkapan, dan keabsahan pendapatan yang dilaporkan oleh Night Auditor, termasuk memeriksa dokumen pendukung yang sah dan sesuai kebijakan hotel.

Tujuan Utama MAP 10:

1. Mendefinisikan peran krusial dan tanggung jawab utama NA dan IA untuk memastikan Integritas Operasional & Keuangan.

2. Memahami alur kerja (workflow process) NA dan IA secara tepat guna memaksimalkan kinerja sistem.

3. Mengidentifikasi laporan (Report) yang relevan sebagai pendukung laporan keuangan yang akurat.

II. Alur Proses Harian dan Prosedur Audit

Webinar ini membahas proses audit melalui tiga tahap utama. Diagram alir menunjukkan hubungan antara Reservasi, Registrasi (Check-in), In-House, hingga proses Night Audit & Income Audit.

1. Persiapan Pra-Night Audit (Pre-Night Audit Preparation)

Tujuan: Memastikan seluruh transaksi dan data harian sudah benar & lengkap agar proses NA berjalan lancar dan akurat.

A. Pengumpulan Data & Dokumen Pendukung (Collecting Supporting Data & Documents) Langkah ini memastikan setiap transaksi memiliki bukti fisik atau digital yang sah, menjaga akurasi laporan keuangan.

1. Guest Registration Cards (GRC): Dokumen wajib yang diisi saat check-in, berfungsi sebagai kontrak sementara antara hotel dan tamu.

◦ PowerSIGN (Digital Check-In Experience): Modul opsional yang menghadirkan pengalaman paperless. Fiturnya meliputi: Menampilkan GRC dan Folio di Tablet, Tanda tangan digital, Komentar Tamu, dan menampilkan gambar/video promosi dalam bentuk slideshow.

2. Physical Bill / Folio (from POS & FO): Bukti transaksi yang menjadi dasar dan dokumen pendukung untuk semua pencatatan keuangan.

3. Official Receipts (OR): Kuitansi resmi sebagai bukti sah bahwa sejumlah uang telah diterima untuk melunasi tagihan. Tugas NA adalah memeriksa dan memastikan setiap bukti OR telah lengkap.

4. Payment Settlement (EDC): Proses finalisasi transaksi kartu kredit/debit harian yang dikirim ke bank. Proses ini biasanya dilakukan sebelum NA, di mana semua transaksi kartu kredit dicocokkan dengan total settlement mesin EDC.

◦ DIM (Document Image Manager): Modul opsional yang berfungsi mengelola dokumen hotel secara digital, terpusat, dan aman. DIM terintegrasi dengan FO, AR, INV, AP, dan PMS. Tujuannya: mempercepat check-in (menyimpan KTP/paspor digital), menghemat biaya kertas/ruang arsip, dan mendukung audit lebih cepat. Contoh penggunaan DIM di Accounting adalah melampirkan kontrak/negosiasi supplier pada dokumen Purchase Request (PR), Purchase Order (PO), dan Receiving.

B. Pemeriksaan Pra-Audit (Performing Pre-Audit Checks)

1. Process No-Show & Canceled Reservations:

 ◦ Canceled Reservations: Tamu membatalkan sebelum kedatangan (umumnya batas pukul 18.00).

◦ No-Show Reservations: Tamu dengan status Guarantee (deposit) tidak datang tanpa pemberitahuan. Kamar dikenakan room charge sesuai deposit. Praktik room running (kamar tetap dianggap terjual) diterapkan untuk memaksimalkan revenue dan mencegah terjadinya fraud (penipuan) oleh oknum tertentu.

2. Confirm and Update Guest Stay Extensions: Langkah FO ketika tamu meminta perpanjangan masa tinggal. Laporan ini berfungsi sebagai indikator tingkat kepuasan tamu.

3. Verify Pre-Postings & Room Count Reports:

◦ Pre-Postings: Pemeriksaan terakhir semua transaksi (breakfast package, laundry package) sebelum sistem NA secara otomatis membebankan biaya kamar (room charge). Ini adalah kesempatan terakhir untuk memperbaiki kesalahan input sebelum pembukuan hari itu ditutup.

◦ Room Count Reports: Mencocokkan data breakdown kamar. Kedua laporan ini wajib didokumentasikan dalam format PDF sebagai acuan utama (reference) untuk verifikasi dan koreksi data jika terjadi kesalahan breakdown.

4. Close the Period for All POS Outlets: Prosedur operasional untuk mengunci semua transaksi, menghitung total pendapatan, dan mengirimkan laporan keuangan akhir outlet sebelum proses NA dilakukan.

2. Proses Night Audit (The Night Audit Process)

Proses ini dilakukan pada Shift 3 saat aktivitas hotel minimal untuk menghindari gangguan operasional.

1. Night Audit Execution: Saat Night Auditor menjalankan fungsi “End of Day” di PowerFO.

2. Active Cashier (FO): Status cashier FO yang masih aktif. Night Auditor berfungsi mengontrol dan memastikan cashier Shift 1 & 2 telah melakukan cashier closing. Jika user ID cashier yang tidak bertugas masih aktif, Night Auditor harus melakukan closing sistem agar transaksi tidak tercampur.

3. Finalized Data to History: Proses memindahkan data transaksi yang sudah diaudit ke database history (FO-LOG). Tujuannya adalah menjaga performa database utama (PowerFO). Konfigurasi dilakukan di PowerFO -> Tools -> Parameter Setup -> Guest History, dengan menentukan jumlah hari penyimpanan data di database aktif (Contoh: 365 hari).

3. Prosedur Pasca-Night Audit (Post-Night Audit Procedures)

A. Verifikasi Pendapatan Harian & Statistik Kamar (Verifying Daily Income & Room Statistic)

1. Reconcile Today Balance with the Register Audit: Mencocokkan sisa piutang tamu (Today Balance) dengan rincian outstanding guest balance (Register Audit). Jika terjadi selisih, data Register Audit menjadi acuan utama. Koreksi harus dilakukan melalui transaksi sistem, bukan dengan perubahan manual di database, sesuai kaidah akuntansi.

Penyebab Discrepancy (Today Balance vs Register Audit):

▪ Category Transaction Belum Dimapping (belum dihubungkan ke Income Layout).

▪ Double Calculation (satu kategori digunakan pada dua atau lebih layout berbeda).

▪ Kesalahan Formula di Income Layout.

2. Verify Total Room Revenue Income against Room Statistics: Memastikan total Room Revenue (Income) sesuai dengan nilai pada Room Statistic, karena ini menjadi dasar perhitungan ARR (Average Room Rate) dan ADR (Average Daily Rate).

3. Check Calculation: Tax & Service: Memverifikasi perhitungan Pajak (Tax) dan Service Charge telah sesuai (biasanya 11% PPh dan 10% service hotel, total 21%).

4. Update and Analyze Competitor Data: Mengumpulkan dan menganalisis data hotel pesaing.

5. Generate Final Reports via CloudWS:

◦ CloudWS (Web Server): Dasbor berbasis web real-time yang dirancang khusus untuk Manajemen Hotel dan Owner. Beroperasi dalam mode Read Only untuk menjamin keamanan data.

◦ Manfaat CloudWS: Akses mudah di mana saja, keputusan lebih cepat dan akurat (berkat data real-time), keamanan data terjaga (Read Only), efisiensi reporting (tidak perlu menunggu laporan harian manual), dan tampilan dasbor yang fleksibel/dapat dikustomisasi.

B. Membuat Contingency Report

Contingency Report adalah laporan cadangan (backup) berisi informasi operasional dan keuangan penting untuk mengantisipasi situasi darurat seperti gangguan sistem atau bencana alam.

1. Opsi Penyimpanan Otomatis: Laporan dapat dikirim secara otomatis melalui email ke HOD atau disimpan sebagai file di directory server database.

2. Export Schedule (Manager Report Automatic): Fitur untuk mengekspor data Manager Report (Income) secara terjadwal dalam format Excel. Laporan ini dapat terkirim otomatis ke Departement Head dan Head Office (HO), menggantikan pengiriman manual.

◦ Manager Report adalah laporan makro berisi baris data analisis kompleks yang dibutuhkan hotel.

3. FTP Transfer Schedule to HO Server (Optional Module): Fitur ini mengirim data konsolidasi (format XLS, CSV, atau TAB) secara otomatis dari hotel ke Kantor Pusat (HO) melalui protokol FTP. Memudahkan analisis dan perbandingan data antar properti di HO.

4. Standar Keamanan: Contingency Report harus disimpan di Lokasi di luar hotel untuk memenuhi standar Emergency Preparedness Plan.

III. Rekomendasi Laporan Penting (Report Recommendation)

1. Guest Breakfast Report: Daftar tamu yang berhak mendapatkan sarapan.

2. Guest Birthday Report by Period: Mendukung Guest Experience dan Customer Relationship dengan memberikan perhatian personal kepada tamu yang berulang tahun.

3. Guest In-House Report with Credit Limit: Laporan finansial wajib yang menampilkan batas kredit transaksi tamu. Wajib diperiksa setiap malam oleh NA untuk memastikan limit transaksi cukup sebelum proses audit. Jika limit melebihi batas, transaksi tidak boleh dibebankan ke kamar.

4. Daily Guest Account Balance: Laporan keuangan untuk memantau dan mengontrol seluruh transaksi di masing-masing folio tamu.

5. Guest Foreigner Report: Laporan administratif wajib untuk memenuhi kewajiban pelaporan kepada instansi pemerintah seperti Kepolisian atau Kantor Imigrasi.

6. Guest Signature Check List: Checklist untuk memastikan semua dokumen yang dibuat menggunakan PowerSIGN telah terlihat dan terverifikasi.