Menguasai Daily Closing untuk Hotel Anda dengan Power Pro

Beberapa waktu lalu, kami menyelenggarakan webinar yang bertopik, "Best Practice Guidelines for Year-End Closing with Power Pro Hotel System." Sesi ini, dipandu oleh tim kami, Rudianto, menggali lebih dalam tentang optimalisasi proses closing untuk akhir tahun, di sesi ini kami menekankan pentingnya melakukan Daily Closing untuk efisiensi dan akurasi laporan yang lebih baik. Baik Anda mengikut sesi tersebut secara langsung ataupun baru membaca artikel ini sekarang, artikel ini berfungsi sebagai panduan teman-teman hoteliers, merangkum konsep krusial mengenai Daily Closing, prosedur langkah demi langkah, laporan-laporan penting, dan tips troubleshooting yang dibagikan selama sesi.

Mengapa Daily Closing Penting?

Secara tradisional, banyak hotel melakukan proses closing hanya di akhir bulan. Hal ini sering kali menyebabkan kendala, potensi keterlambatan, dan peningkatan stres karena semua ditumpuk di akhir bulan. Namun, Power Pro secara fundamental dirancang untuk mendukung Daily Closing (End of Day - EOD) di seluruh module Power Pro.

Manfaat Daily Closing:

1. Pelaporan Tepat Waktu: Dapatkan akses ke kondisi keuangan terkini setiap hari, hal ini memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik. Misalkan anda, mengetahui revenue atau balance Guest Ledger Anda hari ini? Daily closing membuat informasi ini selalu tersedia

2. Mengurangi Tekanan Akhir Bulan: Melakukan Daily Closing secara signifikan mengurangi tekanan dan waktu yang dibutuhkan untuk closing pada akhir bulan.

3. Peningkatan Akurasi: Mengidentifikasi dan memperbaiki discrepancy atau ketidakselarasan setiap hari jauh lebih mudah daripada harus menelusuri masalah kompleks beberapa minggu kemudian yang sudah kita tidak ingat.

4. Peningkatan Keyakinan Data: Validasi rutin membangun kepercayaan pada integritas data yang ada di sistem.
   

DIY Closing with Power Pro:

Berbeda dengan banyak PMS yang membutuhkan bantuan support ketika melakukan closing, Power Pro sejak awal didesign untuk mempermudah pengguna dengan interface (UI) yang intuitif dan sederhana, hal ini memfasilitasi pendekatan closing "Do It Yourself" (DIY). Tujuannya adalah memungkinkan tim Anda melakukan closing secara mandiri dengan mudah, tanpa perlu bantuan Tim Support Power Pro. Konsep DIY Closing ini dibangun dari dasar:

• Desain User-Friendly: Navigasi yang jelas dan alur kerja yang yang logis.

• Akurasi & Verifikasi Data: Fitur drill-down memungkinkan Anda mengaudit data ke sumbernya, membuktikan keakuratan data dan menemukan sumber dari discrepancy.
  

Menavigasi Daily Close: Module per Module

Agar monthly closing lebih lancar, pastikan melakukan Daily Closing yang konsisten pada setiap module utama. Berikut rincian Daily Closing dan langkah-langkah validasi:

1. Module Front Office (FO) / Income Audit:

• Titik Awal: Closing FO merupkan proses daily closing yang paling familiar, yaitu dengan melakukan proses Night Audit.

• Daily Action:

  • Jalankan Night Audit.

    • Sangat Penting: Lakukan Export ke GL setiap hari menggunakan fungsi yang disediakan.

• Laporan & Validasi Utama:

  • Daily Sales Report (DSR): Ini dihasilkan secara otomatis setelah Night Audit. Validasi paling penting di sini adalah memastikan Revenue Outlet dan Income Summary tidak ada selisih serta pastikan nilai Guest Ledger sama di ke tiga kolom Today, Month-to-Date (MTD), dan Year-to-Date (YTD . Jika tidak cocok, segera selidiki. Gunakan fitur drill-down Power Pro (mengklik dua kali pada jumlah) untuk memverifikasi angka apa pun dalam DSR.

  • Register Audit Report: Laporan ini merinci setiap transaksi outstanding yang berkontribusi pada balance Guest Ledger yang ditampilkan di DSR. Total pada Register Audit harus cocok dengan angka Guest Ledger Today/MTD/YTD yang balance pada DSR. Cetak atau simpan ini setiap hari sebagai dokumentasi pendukung.

  • Income Audit Export to GL / Daily Journal Report: Cek jurnal yang dibuat dan diekspor secara otomatis untuk memastikan mapping akun GL sudah benar.

  • Perbandingan GL: Total nilai Guest Ledger harus direkonsiliasi dengan nilai akun kontrol Guest Ledger yang relevan di General Ledger Anda.

2. Module Accounts Receivable (AR):

• Daily Action: Lakukan closing AR setiap hari untuk mencegah penumpukan dan memastikan pengelolaan piutang yang tepat waktu.

  • Daily Action:

    • Validasi semua transaksi city ledger dan card sudah di export dan masuk ke Modul AR

    • Proses semua pembayaran yang diterima (Cash Receipts, Deposit, Card Batches) untuk hari itu.

    • Validasi penerimaan terhadap rekening koran bank Anda. Langkah ini sangat penting untuk akurasi.

    • Periksa Open Date transaksi apa pun (Cash Receipt, Deposit Receipt, Card Batch) untuk tanggal closing hari itu. Pastikan langkah ini dilakukan sebelum melanjutkan.

    • Jalankan proses End of Day di module AR. Sistem akan mengingatkan Anda jika ada transaksi yang open.

• Laporan & Validasi Utama:

  • Aging Report & Mutation Report: Ini adalah laporan piutang standar. Poin validasi utama adalah Total balance pada kedua report tersebut sama di setiap periodenya. Gunakan tampilan browser AR yang juga menunjukkan total Aging dan Mutation berdampingan.

  • Perbandingan GL: Total balance AR (dari Aging/Mutation) harus direkonsiliasi dengan jumlah akun kontrol AR yang relevan di General Ledger Anda.
    

3. Module Inventory / Material Control:

• Kompleksitas Inventory: Inventory sering terhubung dengan banyak departemen, membuat daily closing memang menantang tapi bisa dilakukan. Konsistensi adalah kunci.

• Daily Action:

  • Proses semua pergerakan inventory untuk hari itu: Purchase Requests (PR), Market Lists, Purchase Orders (PO), Receiving, Store Requisitions (SR), Issuing, Transfers, Returns, Spoilage, dll. Pastikan tanggal sudah benar dan dokumen telah di-release.

  • Jika menggunakan fitur Sales, Jalankan Sales Process: Ini menghubungkan data penjualan POS/F&B ke consumption inventory. Idealnya dilakukan oleh Cost Control

  • Lakukan langkah-langkah Process Inventory: Consume, Recalculate Consumption, Move On-Hand. Jika Anda lupa satu langkah atau tidak yakin, jalankan saja lagi – sistem akan mengganti perhitungan sebelumnya, mencegah duplikasi.

  • Periksa Status: Pastikan "All documents already released" sebelum menyelesaikan proses.

• Tips untuk Daily Closing Modul Inventory:

  • Cut-Off Times: Terapkan waktu cut-off harian (misalnya, jam 1 siang) untuk permintaan inventory dari departemen lain. Ini memungkinkan Storekeepers/Accounting mempunyai waktu yang cukup untuk memproses transaksi pada hari yang sama.

• Laporan & Validasi Utama:

  • On Hand Stock Report: Laporan standar Anda yang menunjukkan jumlah dan nilai stock yang ada di gudang 

  • F&B Reconciliation Report / Daily Flash Report: Laporan kuat ini menyediakan analisis biaya penting (Food Cost %, Bev Cost %) dan perbandingan dengan bulan sebelumnya atau budget. Catatan: Laporan ini sangat bergantung pada pemrosesan harian yang akurat dan konsisten. Jika daily closing tidak dilakukan, laporan Daily Flash tidak akan berarti.

  • Perbandingan GL: Total nilai dari On Hand Stock Report harus cocok dengan akun kontrol Inventory yang relevan di GL. Demikian pula, biaya/beban dari laporan reconciliation harus cocok dengan akun Cost of Sales yang sesuai di GL.

4. Accounts Payable (AP):

• Proses Daily Closing untuk AP sama dengan proses AR.

• Daily Action:

  • Proses semua invoice supplier dan pembayaran (Cash Payment, Deposit Entry) untuk hari itu.

  • Validasi pembayaran terhadap laporan bank.

  • Periksa dan selesaikan Open Date transaksi apa pun.

  • Jalankan fungsi Process AP setiap hari setelah memeriksa status.

• Laporan & Validasi Utama:

  • Aging Report & Mutation Report: Seperti AR, totalnya harus cocok.

  • Perbandingan GL: Total balance AP harus direkonsiliasi dengan akun kontrol AP di GL.

5. General Ledger (GL): Pusat Harian & Bulanan

• Daily Action GL:

  • Bank Reconciliation: Ini yang terpenting. Dapatkan laporan bank (rekening koran) harian. Gunakan Reconciliation Power Pro (untuk Pembayaran AR, Pembayaran AP, Deposit, Credit Cards) setiap hari untuk mencocokkan tanggal transaksi sistem dengan laporan bank.

  • Bank Book Export: Setelah melakukan reconciliation, export transaksi yang sudah clear ke Bank Book setiap hari. Pastikan balance Bank Book cocok dengan balance laporan bank yang telah direkonsiliasi.

• Daftar Periksa Closing GL Akhir Bulan (Lakukan Sebelum Proses Closing Akhir):

  • Pemeriksaan Status Module: Konfirmasikan module FO, AR, Inventory, dan AP telah menyelesaikan closing harian terakhir mereka untuk bulan tersebut dan diatur ke tanggal periode berikutnya.

  • Import Transactions: Buka GL > Import > Modules. Import semua transaksi yang tertunda dari FO, AR, Inventory, dan AP. Jika Anda curiga data mungkin hilang (misalnya, karena masalah pemetaan yang diperbaiki di pertengahan bulan), gunakan fungsi Re-create di sini – ini tidak akan menduplikasi data.

  • Pemeriksaan Akhir Reconciliation: Pastikan semua module reconciliation (Payable Issue, Payable Deposit, Receivable Deposit, Credit Card) menunjukkan nol item yang tertunda/belum direkonsiliasi. Semuanya harus clear dan tercermin dalam Bank Book.

  • Pemeriksaan Akhir Bank Book: Konfirmasikan semua Bank Book balance terhadap laporan bank akhir dan menunjukkan status "Exported". Dan pastikan nilai akhir bank sesuai dengan yang ada di Ledger

  • Fixed Asset Depreciation: Jalankan proses Fixed Asset Depreciation di GL > Asset. Pastikan aset baru yang diperoleh selama bulan tersebut (melalui Receiving atau Adjustment) disertakan dan diatur dengan benar untuk depreciation.

  • Posting Jurnal Akhir Bulan: Masukkan semua jurnal manual yang diperlukan: Payroll, Accrued Expenses, Prepayments, provisi Pajak, dll. Power Pro mendukung Recurring Journals untuk entri bulanan standar.

  • Discrepancy Checks: Pastikan tidak ada discrepancy antar module atau dibandingkan dengan data sumber sebelum menjadi masalah besar. Pemeriksaan discrepancy GL idealnya harus menunjukkan nol di semua module sebelum closing akhir.

  • Closing GL Akhir Bulan: Setelah daftar periksa selesai, jalankan End of Month Process di module GL.

  • Closing Akhir Tahun: Prosesnya identik dengan closing akhir bulan untuk bulan Desember. Tidak ada langkah khusus yang diperlukan jika proses harian/bulanan konsisten.

Fitur Power Pro Yang Mempermudah Closing

• Drill-Down: Jika sebuah angka terlihat meragukan di laporan atau browser apa pun (DSR, Aging, Laporan Stok, GL Ledger Browser, Worksheet), double click untuk melihat sumber transaksi.

• Worksheet: Worksheet Power Pro memungkinkan Anda membuat format laporan P&L, Balance Sheet, dan laporan keuangan apapun sesuai kebutuhan anda langsung di dalam sistem. Fitur unik dari worksheet adalah didalam worksheet tersebut user tetap bisa melakukan drill-down. Hal ini bermanfaat misalkan ketika anda sedang presentasi laporan dan ditanya tentang sebuah angka di laporan, Cukup klik dan lakukan drill-down secara langsung. Tips: Anda dapat menyimpan beberapa format worksheet dalam binder untuk akses mudah.

• Ledger Browser: Perlu melihat detail dari bulan lalu? Tahun lalu? GL Ledger Browser menyediakan akses penuh ke data historis, lengkap dengan drill-down. Data tidak hilang setelah closing.

• Discrepancy Checks: Gunakan alat discrepancy bawaan di AR, AP, dan GL untuk secara proaktif mengidentifikasi potensi ketidakseimbangan antar module atau dibandingkan dengan data sumber sebelum menjadi masalah besar. Pemeriksaan discrepancy GL idealnya harus menunjukkan nol di semua module sebelum closing akhir.
  

Summary

Transisi ke daily closing yang konsisten mungkin tampak menakutkan, tetapi manfaat jangka panjang dalam efisiensi, akurasi, dan pengurangan beban kerja di akhir bulan sangat besar. Berdasarkan polling webinar, banyak hotel (sekitar 59%) belum memanfaatkan daily closing. What's Next?

1. Tinjau: Pelajari langkah-langkah yang diuraikan untuk setiap module.

2. Implementasikan: Mulai terapkan prosedur daily closing, dimulai dengan FO dan AR, kemudian menggabungkan Inventory, AP, dan tugas GL harian.

3. Validasi: Gunakan laporan utama dan teknik validasi setiap hari untuk membangun kepercayaan diri.

4. Troubleshoot: Atasi ketidaksesuaian segera menggunakan tips yang diberikan.

5. Manfaatkan Fitur: Gunakan Drill-Down, Worksheet, dan alat lainnya secara maksimal.
   

Ingat, tim Power Pro siap mendukung Anda. Jika Anda mengalami masalah yang berkelanjutan atau memerlukan panduan dalam menerapkan praktik ini, jangan ragu untuk menghubungi support atau menanyakan tentang sesi training khusus.

Dengan mengikut best practice ini, Anda dapat mengubah proses closing hotel Anda dari beban bulanan menjadi rutinitas harian yang sederhan. Semoga berhasil!