Level Up Your Order Taking— Faster, Simpler, Better.

Ringkasan Detail Webinar Master Academia Power Pro Ke-13: "Level Up Order Taking : Faster, Simpler & Better"

Webinar ini bertujuan untuk membekali staf F&B dan manajemen hotel dalam mengoptimalkan fitur-fitur Power Pro Hotel System agar proses order taking menjadi lebih cepat, sederhana, akurat, dan dapat menghasilkan data laporan yang valid untuk pengambilan keputusan strategis.

1. Point of Sales (POS) Modes (Multi-Mode Operasional)

Sistem Power Pro sangat fleksibel dan dapat dikustomisasi untuk berbagai jenis outlet di dalam satu hotel. Terdapat 3 mode utama:

• Mode Dine-In (Full-Service Restaurant):

  • Karakteristik: Fokus pada layanan penuh (service). Cocok untuk All-Day Dining, Fine Dining, Bar & Lounge, dan Banquet.

  • Fitur Kunci: Table Management yang memantau meja secara real-time (hijau untuk kosong, merah untuk terisi).

  • Alur Pembayaran (Pay Later): Transaksi Open Bill -> Pesanan dikirim ke dapur -> Pembayaran dilakukan setelah tamu selesai makan.

• Mode Retail (Toko/Swalayan):

  • Karakteristik: Mengutamakan kecepatan transaksi dan manajemen inventori. Cocok untuk Gift Shop, Drugstore, dan Business Center.

  • Fitur Kunci: Berbasis pemindaian barcode tanpa manajemen meja. Stok otomatis berkurang saat transaksi selesai.

  • Alur Pembayaran (Pay Now): Scan barang -> Total muncul -> Pelanggan bayar -> Barang dibawa pulang.

• Mode Fast Food (Quick Service Restaurant):

  • Karakteristik: Fokus pada kecepatan layanan dan volume tinggi. Cocok untuk Pool Bar, Grab & Go, atau kantin.

  • Fitur Kunci: Dasbor sederhana dengan tombol pesanan besar bergambar untuk input kilat.

  • Alur Pembayaran (Pay First): Pelanggan memesan -> Bayar di awal -> Makanan disajikan/diambil.
    

2. Optimalisasi Fitur "Add Order Process"

Fitur ini dirancang untuk kelancaran operasional dan meminimalkan kesalahan kasir/pelayan.

• A. Guest Profile (CRM Terintegrasi): Fitur ini mengubah POS menjadi alat bantu Customer Relationship Management (CRM). Menyimpan riwayat pembelian untuk mengetahui pola pesanan tamu. Data seperti tanggal lahir dan kontak digunakan untuk Targeted Marketing (misalnya: promo diskon ulang tahun, atau WhatsApp reaktivasi bagi pelanggan yang sudah lama tidak berkunjung). Selain itu, fitur ini menghindari pencatatan nomor meja yang terlalu panjang karena identitas langsung tercatat di sistem.

• B. Drill-Down Menu: Mengelompokkan ribuan item menu ke dalam kategori dan struktur bertingkat (layer). Kasir tidak perlu mencari di daftar yang panjang, sehingga input jauh lebih cepat dan mengurangi risiko salah pilih menu.

• C. Mixer, Side Dish & Predefined Modifiers:

  • Mixer: Minuman non-alkohol pendamping minuman keras (misal: Cola untuk Vodka). Tidak memengaruhi harga jual/COGS, memotong inventori, dan tidak dicetak terpisah di tagihan tamu. Muncul otomatis sebagai pop-up saat minuman beralkohol dipilih.

  • Side Dish: Makanan pendamping (misal: French Fries untuk Steak). Memengaruhi harga jual/COGS, memotong inventori, dan dicetak di tagihan tamu.

  • Modifier: Instruksi khusus untuk dapur/bar (misal: "Tidak Pedas" atau "Medium Rare"). Tidak memengaruhi harga maupun inventori, serta tidak dicetak di tagihan. Sistem hanya akan menampilkan modifier yang relevan dengan pesanan (misalnya, modifier pedas tidak akan muncul saat memesan minuman).

• D. Order Entry Layout: Memungkinkan pengaturan visual layar sentuh (ukuran tombol dan baris) berdasarkan menu terfavorit atau grup kelas. Membantu staf mengakses pesanan yang paling sering dicari dengan sangat cepat.

• E. Sold-Out Menu Management: Sistem memblokir menu secara otomatis (Auto Sold Out) dengan warna merah agar tidak bisa dipesan ketika stok mencapai batas yang ditentukan (Maximal Sold). Pengaturannya bisa disinkronkan langsung dari dapur (lewat MyMGR) agar F&B Service langsung tahu sisa ketersediaan menu tanpa miskomunikasi.
  

3. Inovasi PowerME (QR-Based Restaurant Ordering System)

Merupakan sistem pemesanan mandiri via smartphone tamu (berbasis web) untuk meminimalkan human error dan meringankan beban staf. Terdiri dari tiga skenario:

• QR Table: Tamu memindai QR di meja, memilih menu & modifier, melihat pratinjau pesanan (membuka peluang upselling), memasukkan identitas diri (Nama, No. HP, Jumlah orang), dan pesanan langsung dikirim ke dapur.

• QR Guide (Konsep Hibrida): Digunakan jika restoran tidak ingin menaruh QR permanen demi keamanan. Staf melakukan login di sistem MyPOS menggunakan password, memasukkan nomor meja, lalu sistem mengeluarkan QR khusus untuk dipindai tamu.

• QR Room (Room Service): Tamu memindai QR di kamar, lalu wajib login menggunakan Nomor Kamar dan Nama Depan untuk memverifikasi bahwa tagihan masuk ke folio kamar yang tepat. Hal ini sangat menghemat biaya operasional dan mengurangi miskomunikasi pesanan via telepon.
  

4. Rekomendasi Laporan (Report Recommendation)

Untuk mencegah Garbage In, Garbage Out (GIGO), data yang sudah diinput dengan benar akan menghasilkan 3 laporan krusial bagi manajemen:

1. Menu Engineering – All Menu: Mengukur seberapa laris (popular) dan menguntungkan (profitable) suatu menu, guna penyesuaian harga atau penghapusan menu.

2. Favorite Menus: Data rujukan menu terbaik untuk dijadikan Chef's Recommendation.

3. F&B Statistic Report with Cover: Analisis penjualan per jam (Hourly Sales Analysis) untuk melihat jam sibuk (Peak Hours) sehingga manajer bisa mengatur jadwal penambahan staf dengan efisien.